Timbratura tramite beacon per catene retail: semplificare la rilevazione presenze nel punto vendita

Timbrare via app attraverso dispositivi di prossimità indoor garantisce l’effettiva rilevazione delle presenze in ogni punto vendita, anche per il personale che si sposta tra più sedi. Grazie ai beacon posizionati in negozio, la rilevazione presenze è più semplice, sia per la persona che timbra sia per gli addetti alla gestione delle risorse umane.

Tra tanti punti vendita e più dipendenti che abitualmente svolgono la propria mansione in diverse sedi e in vari orari, la rilevazione presenze nell’ambito di grandi catene retail è un processo strategico in cui l’innovazione può fare la differenza.

Se si considerano le merci in arrivo, i magazzini da gestire, le vetrine da sistemare e le tante richieste da soddisfare, infatti, le persone che si alternano e collaborano per il successo del punto vendita sono molte. Alcune hanno ruoli che comportano anche più spostamenti al giorno, con ingressi e uscite tra diversi negozi.

I rischi delle mancate timbrature

Sia nel caso di grandi store, sia nel caso di piccoli punti vendita diffusi, il rischio delle mancate timbrature è un fenomeno tutt’altro che remoto. Soprattutto se si considera che spesso utilizzare i lettori marcatempo può risultare antieconomico.

I lettori di badge, infatti, hanno costi di installazione e, seppur durevoli e di ottima fattura, necessitano comunque di manutenzione periodica. Lo stesso tesserino (o badge) rilasciato al dipendente comporta attività di gestione ed è comunque soggetto a smarrimento o deterioramento.

In assenza di lettore badge, il rischio delle mancate timbrature è pertanto molto concreto e, a caduta, genera inefficienze per l’intera macchina organizzativa. Governare il processo di rilevazione delle presenze, infatti, è funzionale anche alla gestione delle assenze, delle sostituzioni o delle richieste di visite fiscali al Polo Unico dell’INPS.

Per sopperire al problema, a volte ci si affida a fogli presenza cartacei che, oltre a essere fuori controllo, comportano attività di inserimento dati manuale. Il tutto, con aggravio notevole del carico di lavoro per il personale addetto alla gestione delle risorse umane.

La timbratura tramite beacon e smartphone, rende tutto più semplice, veloce, digitale e tracciato. Sia per chi timbra, sia per l’ufficio HR che dovrà processare la timbratura.

Cosa sono i beacon e perché rivoluzionano la rilevazione presenze

I beacon sono dei piccoli sensori in grado di trasmettere radiosegnali a tutti i dispositivi mobili che si trovano nelle immediate vicinanze. Basati sulla tecnologia BLE (Bluetooth Low Energy), i beacon sono soluzioni utilizzate per localizzare la posizione dei dispositivi mobili in ambienti chiusi (cosiddetta localizzazione indoor o di prossimità).

In particolare, permettono il trasferimento di dati con smartphone e tablet. Tali dispositivi mobili, devono però essere dotati di app che permettono di leggere la comunicazione in arrivo dai beacon BLE. I beacon BLE sono relativamente piccoli e alimentati da una batteria. Funzionano sia con dispositivi Android sia iOS.

Come rendere più semplici e funzionali le timbrature in negozio, sia per le persone che registrano la presenza sia per l’ufficio delle risorse umane

Operativamente, la cosa è molto semplice: all’arrivo in negozio, il dipendente timbra l’inizio attività tramite smartphone, via app. Per far ciò, è sufficiente avvicinarsi al beacon: l’app riconoscerà la persona tramite accesso sicuro (username e password oppure certificati ssl) e invierà subito la timbratura al gestionale HR.

Il sistema di timbratura virtuale, infatti, “dialoga” in automatico con il beacon di prossimità e certifica la localizzazione fisica oltre, naturalmente, all’orario di timbratura.

Il vantaggio per l’Azienda: meno costi, più timbrature

Rispetto al lettore badge, che ha costi di installazione e manutenzione, posizionare dei beacon all’interno del punto vendita è molto più conveniente. Anche in termini di ingombro: in proporzione, infatti, i beacon occupano uno spazio infinitamente più piccolo dei marcatempi e hanno un impatto visivo più gradevole.

Il vantaggio per gli addetti all’ufficio HR: meno carta, più efficienza

La Sentenza della corte di Giustizia europea del 14 maggio 2019 ha stabilito l’obbligo per i datori di lavoro di istituire un sistema che consenta la misurazione della durata dell’orario di lavoro giornaliero.

Un sistema oggettivo, affidabile e accessibile per misurare e tracciare il numero di ore di svolto (anche straordinario) e la corrispondente ripartizione nel tempo.

Grazie alla timbratura virtuale effettuata mediante i beacon e le app, l’ufficio risorse umane è aggiornato in tempo reale sull’effettiva presenza dei dipendenti in tutta la rete vendita.

Il livello di accuratezza e certezza delle comunicazioni è pari al 100%: il flusso dei dati è sempre tracciato e storicizzato, con possibilità di errore uguali a zero. Soprattutto, diminuiscono i carichi di lavoro, l’utilizzo di carta e le attività di inserimento dati al pc.

L’innovatività della soluzione permette infatti di migliorare l’efficienza e la qualità del lavoro degli addetti alla rilevazione presenze. Tra l’altro, si integra a qualsiasi gestionale HR in uso, a salvaguardia degli investimenti effettuati dalle aziende.

Leggi anche il nostro articolo sulla timbratura virtuale

Il vantaggio per i dipendenti: una migliore employee experience

Motivare le persone a svolgere responsabilmente il proprio lavoro è un obiettivo che passa anche attraverso la modalità in cui le si mette in condizione di registrare le ore di lavoro effettuate, le pause, gli straordinari, gli ingressi o le uscite.

Il fatto di comunicare, con semplicità e garanzia di certezza, l’inizio-fine delle attività (senza fogli di carta “volanti”), le pause o la localizzazione presso un dato punto vendita piuttosto che un altro, migliora l’employee experience e gratifica la persona, rendendola parte di un’organizzazione ben strutturata.

In ambito retail, infatti, dare alle persone la possibilità di timbrare via app, con la certezza che la timbratura indoor è acquisita in tempo reale, è un vantaggio che sgombera il campo da incertezze nella comunicazione, rischi di errore, criticità. Tutto è trasparente e funzionale, anche ai fini delle eventuali sostituzioni, chiamate in reperibilità o gestione di assenze.

Timbratura virtuale tramite beacon: nel retail ma non solo

La timbratura virtuale tramite beacon e smartphone semplifica la vita e il lavoro delle persone e rivoluziona il processo, strategico, di rilevazione delle presenze in ogni tipo di organizzazione. Farne a meno sarà sempre più difficile, soprattutto per uno sviluppo in ottica di HR Innovation e Digitalization.