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Ottimizzare la gestione assenze dei dipendenti: perché è importante

La gestione delle assenze del personale è un aspetto cruciale per qualsiasi reparto Risorse Umane, spesso sovraccarico di lavoro. Per garantire alla tua azienda un funzionamento senza intoppi, una buona organizzazione dei processi è fondamentale.

Digitalizzare la gestione delle assenze, comporta enormi sgravi di lavoro per gli addetti HR che, senza più carta o fogli Excel, avranno sempre tutto sotto controllo.

Una pianificazione ben gestita, anche a livello di comunicazione e tracciabilità, permette inoltre ai team manager di orchestrare al meglio le attività, senza interrompere la produttività. Inoltre, poter segnalare assenze in ogni momento e nel canale preferito, garantisce serenità ai dipendenti, che vedono riconosciute dall’azienda le loro esigenze. Grazie all’interazione multicanale, responsabili di reparto, ufficio HR e dipendenti saranno sempre allineati, senza il rischio di comunicazioni che si perdono.

Gestione assenze del personale: digitale e in multicanalità

Gestire le assenze senza il supporto della tecnologia: i rischi

Le situazioni che si possono verificare, quando il processo di gestione delle assenze non è supportato da un opportuno sistema automatizzato, sono varie ma le ricadute non cambiano: avranno sempre un impatto sui profitti dell’organizzazione, sia in termini di ore uomo che di soddisfazione delle persone.


Tre possibili scenari, tutti evitabili

  1. Un dipendente comunica la sua malattia eppure, per qualche motivo, l’informazione si perde e non ne resta traccia. un bel problema quando è necessario sostituire prontamente il dipendente.

  2. Un altro dipendente ha dovuto lasciare il suo domicilio durante la malattia. Se l’informazione non arriva all’azienda o all’INPS, la visita fiscale potrebbe avere esiti indesiderati.

  3. Infine, da un controllo manuale si evidenzia che ci sono discrepanze tra quanto dichiarato dal dipendente, come giorni di malattia, e l’attestato compilato del medico di famiglia. In queste situazioni, un algoritmo automatico che segnali le eventuali anomalie è fondamentale.

Destreggiarsi tra le tante cose da tenere in considerazione non è semplice, in un flusso di comunicazioni particolarmente dinamico e variegato. Non essere in grado di governarlo attraverso sistemi accurati e informatizzati, nella migliore delle ipotesi potrebbe comportare una minore produttività. Nel peggiore dei casi, il mancato rispetto delle leggi sul lavoro.


Digitalizzare la gestione delle assenze: i vantaggi

Un chiaro processo di gestione delle assenze:

  1. azzera il rischio di errori di gestione e documentazione

  2. aumenta la produttività e l’efficienza delle organizzazioni

  3. garantisce il rispetto delle leggi sul lavoro

  4. aumenta la soddisfazione e la fidelizzazione dei dipendenti

Visualizzare con rapidità le assenze da un cruscotto accessibile via web, ad esempio, permette ai responsabili di pianificare e orchestrare al meglio il lavoro del team. Inoltre, la digitalizzazione del processo garantisce un’applicazione più equa e oggettiva dei criteri di approvazione delle richieste.


Segnalazioni di assenza con il sistema Sm@rtC6®

Sm@rtC6® è una piattaforma multicanale unica che si integra al tuo gestionale per innovare e semplificare tutte le comunicazioni HR.

Grazie all’utilizzo di più canali (voce, app, chatbot, mail, sms, …) automatizza le attività più ripetitive, semplifica la vita e il lavoro delle persone, garantisce certezza alle comunicazioni. Azienda e dipendenti, infatti, comunicano da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento: tutto è tracciato e certificato.

Guarda la testimonianza di Stefano Iacobucci, Città Metropolitana di Roma



Ferie e permessi pianificati

Con Sm@rtC6®, l’ufficio risorse umane ha una panoramica completa e aggiornata sulle ferie e i permessi, anche residui.

In caso di richiesta, il sistema gestisce la notifica al diretto responsabile, i necessari livelli di approvazione, l’inoltro dei dati all’ufficio del personale e, in opzione, aggiorna in automatico i sistemi informativi aziendali.


Assenze improvvise

La soluzione è utilissima anche in caso di malattie o ricoveri ospedalieri imprevisti. In questi casi, infatti, la persona potrebbe avere difficoltà a segnalare l’assenza in orario di ufficio.

Grazie al sistema, il dipendente potrà comunicare prontamente l’assenza anche di notte e sentirsi tranquillo che il messaggio sia andato a buon fine.

A sua volta, il responsabile riceverà una notifica e potrà riorganizzare con tempestività le attività in programma.


In un solo click richiedi più visite fiscali al Polo Unico INPS

Con il sistema Sm@rtC6®, la procedura di richiesta delle visite fiscali al Polo Unico INPS è molto più semplice. L’addetto HR, infatti, visualizza sul cruscotto web, accessibile anche da casa e in smart working, il dettaglio delle malattie segnalate ogni giorno. Inoltre, ha il dettaglio dei casi in cui è necessario richiedere la visita fiscale. Grazie alla piattaforma, non dovrà più inserire manualmente le singole richieste ma potrà caricare in un solo click più visite fiscali in contemporanea. Con un’unica richiesta multipla, potrà recuperare ore uomo altrimenti spese in attività ripetitive e impiegarle in attività più motivanti e ad alto valore.


Garantire l’organizzazione e il benessere aziendale

Via app, sms, mail, telefonata automatica, chatbot e voicebot, Sm@rtC6® favorisce l’interazione tra tutti gli attori del processo di gestione delle assenze: dipendenti, team manager e ufficio HR.

Il fatto di semplificare le comunicazioni e garantire la certezza delle informazioni, permette di configurare un iter di segnalazione/approvazione estremamente fluido e funzionale al benessere dell’organizzazione e delle persone che vi lavorano.


Sm@rtC6® e l’innovazione

Oggi abbiamo parlato di assenze pianificate e improvvise, ma la suite di moduli è ampia e ricopre altri ambiti amministrativi di sicuro interesse: timbratura digitale, bacheca turni e scambio turno tra colleghi, gestione emergenze, rendicontazione attività. Completano la suite, infine, i moduli di engagement del personale, utilissimi anche in caso di smartworking.


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