La Multicanalità nella gestione delle Risorse Umane

Stefania Mancini, direttore generale I-Tel, racconta il mondo dell’HR Automation e delle soluzioni innovative oggi a disposizione per ottimizzare i processi di rilevazione presenze, comunicazione assenze, gestione turni, ferie e permessi.

L’Azienda Pubblica ACME – un nome che la dice lunga, visto che deriva dal greco ακμή, eccellenza – ha, come tante Amministrazioni Pubbliche italiane, centinaia e centinaia di dipendenti da gestire.

Le problematiche dell’Ufficio Risorse Umane sono sempre le stesse, identiche per tutti: omesse timbrature da mettere a posto, assenze per malattia da gestire, turni che saltano in continuazione, ferie e permessi da autorizzare.

Meno carta e più efficienza nella gestione del personale

Il Responsabile delle Risorse Umane, stanco della carta che si accumula in azienda e del tempo speso a gestire tutto in modalità analogica, decide di fare il salto di qualità e introduce una grande innovazione: ogni dipendente – tanto ormai hanno tutti lo smartphone! – potrà, in autonomia, interagire con l’applicativo Presenze/Assenze e diventare parte integrante del nuovo processo digitale di gestione del personale.

Grande idea davvero! Oggi, con la tecnologia si può fare di tutto!

Peccato però che il Responsabile delle Risorse Umane non abbia tenuto conto di alcune cosette che, come ostacoli insormontabili, si stanno mettendo di traverso sulla sua strada…

Falsi ostacoli da sfatare

Ed ecco allora che saltano fuori i problemi legati alla privacy (non si può geolocalizzare il dipendente!), al Bring your own device – BYOD (crea problemi di sicurezza!) e poi … occhio, dobbiamo dare a tutti l’indennità videoterminalista! E i sindacati?! E ancora: non tutti i dipendenti hanno lo smartphone!

Normativa attuale e tecnologie abilitanti

Il Responsabile delle Risorse Umane non si perde d’animo e va avanti per la sua strada. O meglio, su due strade. Sì perché, se da un lato ha analizzato ancora più a fondo leggi, decreti e regolamenti attuativi – dal Registro dei Provvedimenti n. 350 dell’8 settembre 2016 del Garante per la Protezione dei Dati Personali, al decreto legislativo 27 maggio 2017 n. 75 sul Polo Unico INPS – dall’altro ha messo in campo la tecnologia della multicanalità e i sistemi informativi per smontare una a una le presunte criticità, sbaragliando le resistenze al cambiamento con nuove meravigliose implementazioni.

Semplificare per ottimizzare

Per cominciare, si è dedicato alla rilevazione presenze. Altro che furbetti del cartellino: il 99% dei dipendenti pubblici sono professionisti seri. È giusto dar loro la possibilità di comunicare la presenza via telefono fisso e app, a maggior ragione quando lavorano in servizio esterno o sedi minori dove manca il badge! Non solo. Il responsabile HR ha scoperto che sì, altre amministrazioni, addirittura interi comuni, utilizzano la timbratura virtuale multicanale con grande soddisfazione di tutti (sindacati e lavoratori).

Poi ha affrontato la grande questione: le assenze per malattia, i riscontri con le risultanze dell’INPS, gli avvisi al responsabile per la sostituzione in turno e, ancora una volta, la tanta carta in circolazione – qualche fax ogni tanto si perde oppure si inceppa – l’incertezza delle comunicazioni, con dipendenti che dicono di aver comunicato l’assenza per telefono ma la comunicazione si è persa…

Insomma, il nostro Responsabile delle Risorse Umane ha tagliato la testa al toro e scelto l’unica via percorribile: quella della digitalizzazione dei processi HR, a cominciare dall’attuazione del Codice dell’Amministrazione Digitale.

E così, ha scoperto che davvero la “semplificazione” passa per piattaforme multicanali UNICHE che ottimizzano PIÙ processi (presenze, assenze, turni, ferie, permessi, …) in un solo sistema in grado di fornire e raccogliere informazioni, scatenare eventi, tracciare tutte le comunicazioni.

Meno costi, più soddisfazioni

Facendo leva sulla multicanalità – anche futura: chissà dopo il chatbot cosa metterà a disposizione dei dipendenti! – sulla flessibilità e sulla robustezza della soluzione implementata, il Direttore del Personale della ACME ha semplificato:

• la vita dei dipendenti che ora possono interagire tra loro e con l'azienda via telefono, app, mail e chatbot h24 per 365 giorni all’anno

• il lavoro degli addetti alle risorse umane che, grazie all’automatismo dei flussi di informazioni, hanno eliminato il data entry al pc e possono dedicarsi ad attività più complesse e ad alto valore.

Insomma, i giorni uomo per gestire scartoffie si sono dimezzati, tutto funziona meglio e soprattutto… la ACME ha ottenuto riconoscimenti e vinto premi, proprio grazie al ritorno di investimento delle soluzioni implementate! Eh sì perché… una delle cose a cui ha più tenuto il Direttore delle Risorse Umane era che tutto il progetto avesse ritorni certi e misurabili.

Per saperne di più: Sm@rtC6® - piattaforma multicanale per la gestione del personale

Fonte: Articolo di Stefania Mancini su LinkedIN.