Cos’è la timbratura virtuale, quali vantaggi offre e con quali tecnologie
La timbratura virtuale è una modalità di rilevazione presenze del personale più precisa e performante rispetto alla tradizionale timbratura tramite lettori di badge e marcatempo. Può avvenire sia da smartphone sia da telefono fisso, con l'utilizzo di beacon o tag nfc, con geolocalizzazione del dispositivo e con riconoscimento biometrico.
Sommario:
Semplificare la timbratura del cartellino per i dipendenti e snellire il lavoro degli HR manager
La timbratura virtuale per rilevare presenze con più efficienza e meno spesa
I vantaggi di un sistema di timbratura virtuale
Semplificare la timbratura del cartellino per i dipendenti e snellire il lavoro degli HR manager
La timbratura virtuale, specie se offerta in modalità multicanale, semplifica e velocizza le operazioni di timbratura. Attraverso uno strumenti di uso comune come smartphone e telefoni fissi, integrati a solide piattaforme multicanale, genera vantaggi ed economie positive per tutti:
per i dipendenti, che possono interagire con il gestionale HR direttamente, in self service, in ogni momento della giornata e giorno della settimana dal canale di comunicazione preferito.
per l'aziendanale HR, che non deve più preoccuparsi di gestire manualmente le richieste o di errori nelle registrazioni dei dati.
Per l'azienda che potenzia le sue capacità di gestione con un contentimento dei costi.
La digitalizzazione dei processi HR ha, in particolare per gli aspetti di workforce management, un vantaggio che vale sempre e comunque: crea automatismi che semplificano la vita e il lavoro delle persone laddove i processi sono ripetitivi e non richiedono intelligenza umana.
Eliminare costi e criticità di badge e marcatempo
I marcatempo hanno costi di manutenzione e di sostituzione: nelle sedi distaccate o con pochi dipendenti, il lettore badge è spesso antieconomico. In alcuni casi, la rilevazione delle presenze del personale può addirittura tradursi in un problema di mancate timbrature o di dati errati a causa dell'utiliizzo di procedure cartacee, di fogli excel o di inserimento manuale di dati nei gestionali HR. Senza parlare del fenomeno, fortunatamente circoscritto, dei “furbetti del cartellino“.
I lettori marcatempo, in alcuni casi, comportano lo svantaggio di costringere i lavoratori a inutili tragitti, solo per timbrare l’inizio/fine attività. Presentano, inoltre, il rischio di assembramenti.
Diverse sono, invece, le tecnologie a disposizione per introdurre la timbratura virtuale in azienda, in tempi brevi, con costi contenuti e senza cambiare il gestionale HR già in uso.
Timbratura Telefonica su telefono fisso o smartphone
Digitalizzare il processo di rilevazione presenze attraverso la timbratura virtuale telefonica è possibile attraverso un semplice sistema telefonico automatico che riconosce il numero chiamante e identifica il dipendente.
Che sia da smartphone o dal fisso della scrivania, permette ai dipendenti di utilizzare un mezzo estremamente comodo e veloce. Sia per chi lavora in servizio esterno o in sedi distaccate, sia per chi opera presso l’azienda o in smart working.
Attraverso questa modalità, la rilevazione delle presenze diventa un sistema diffuso: accessibile da ogni scrivania e luogo di lavoro, ma anche un sistema inclusivo: gestisce, ad esempio, le timbrature dei non udenti o di persone con problemi di mobilità fisica.
Leggi anche: La timbratura virtuale telefonica di Unione Pian del Bruscolo
Timbratura biometrica vocale con riconoscimento della voce
Timbrare, in mobilità e in multicanalità, con la certezza e la garanzia dell’identificazione biometrica vocale è un’operazione gestibile al 100% dal proprio smartphone, tramite app.
Il riconoscimento biometrico vocale, infatti, utilizza un campione della voce del dipendente come strumento univoco per il suo riconoscimento. Il campionamento agisce da identificativo esattamente come le impronte digitali o il rilevamento dell’iride.
In pochi e semplici passi, via app, il dipendente registra il proprio codice identificativo e viene immediatamente riconosciuto dal sistema che, in tempo reale, convalida il riconoscimento e trasmette al gestionale HR l’orario di timbratura.
Il riconoscimento biometrico, se gestito tramite app, è possibile anche con riconoscimento facciale, dove a essere utilizzata come identificativo, sarà l'immagine del volto del dipendente.
Leggi anche: La timbratura biometrica vocale di AIPo (Agenzia Interregionale per il fiume Po)
App di timbratura mobile con geolocalizzazione
La timbratura geolocalizzata è la soluzione ideale per gestire le timbrature del personale in servizio esterno, o presso sedi terze o distaccate. In questi casi la gestione delle presenze tradizionale, tramite marcatempo, sarebbe complessa. Ad esempio nel caso di operatori domiciliari, operai nei cantieri, autisti, ispettori, manutentori, funzionari giudiziari ecc..).
Il dipendente segnala l’inizio/pausa/fine attività lavorativa direttamente via app, con rilevazione geolocalizzata della posizione (attivata temporaneamente, solo per la procedura di timbratura).
Si tratta di una soluzione perfettamente in linea con quanto espresso nella verifica preliminare del Garante Privacy sul trattamento di dati personali dei dipendenti, effettuato attraverso la localizzazione di dispositivi smartphone per finalità di rilevazione delle presenze.
Secondo il garante, la rilevazione presenze da app è possibile solo in presenza di alcune garanzie. Ad esempio, una volta verificata l’associazione tra le coordinate geografiche della sede di lavoro e la posizione del lavoratore, il sistema dovrà conservare solo il dato relativo alla sede di lavoro e non alla posizione.
Il tracciamento del dipendente non sarà consentito e l’app dovrà informare l’utente, in maniera chiara, che la geolocalizzazione è attiva sul dispositivo.
L’app inoltre non deve accedere ad altre informazioni personali presenti sullo smartphone e, nel pieno rispetto delle libertà individuali, l’azienda dovrà disporre modalità di rilevazione alternativa nel caso in cui il dipendente non volesse usare quella via mobile. (Garante della Privacy, Registro dei provvedimenti n. 350 dell’8 settembre 2016).
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Timbratura digitale con Beacon e Tag NFC
La timbratura dei dipendenti può essere semplificata e velocizzata anche tramite l'utilizzo di sensori di prossimità indoor, mediante beacon, tag NFC o QRcode. Questi sensori sono in grado di trasmettere radiosegnali ai dispositivi mobili che si trovano nelle immediate vicinanze.
Per timbrare, il dipendente dovrà semplicemente avvicinare il suo dispositivo al sensore, che trasmetterà i dati in modalità digitale direttamente al sistema di timbratura e al gestionale HR.
Leggi anche: La Timbratura tramite beacon nel retail: semplificare la rilevazione presenze nei punti vendita.
La timbratura virtuale per rilevare presenze con più efficienza e meno spesa
Dal punto di vista degli addetti alla gestione del personale, governare il processo di rilevazione presenze attraverso una soluzione software di timbratura virtuale è molto più semplice.
In caso di aziende medio-grandi, la nostra soluzione multicanale per la la gestione del personale Sm@rtC6®, azzera completamente il problema delle mancate timbrature. Semplifica la gestione dei flussi di comunicazione con i dipendenti e snellisce il lavoro amministrativo.
A fronte di un contenimento dei costi, aumenta il controllo presenze e la certezza di dati e comunicazioni grazie a dati impossibili da alterare, senza fogli Excel, passaggi di carta, data entry al pc, possibilità di frodi o errori.
L’integrazione con il gestionale di rilevazione presenze avviene tramite file d’interscambio del tutto equiparabili a quelli generati da un marcatempo.
Tutto è tracciato, storicizzato, semplice e trasparente. In tempo reale, h24: un Filo diretto costante, al 100% digitale, con il dipendente.
Il personale HR ha facile accesso ai dati di timbratura del personale attraverso un cruscotto web per monitorare lo stato delle timbrature, gestire la configurazione,
analizzare statistiche,
Sm@rtC6® si adatta a qualsiasi esigenza di rilevazione presenze: ad esempio anche in ambito formazione, per registrare la frequentazione di corsi con acquisizione di crediti formativi (ad esempio ECM), o per registrare la presenza ad eventi.
Si integra ai gestionali aziendali già in uso ed è in linea con la normativa vigente (GDPR, legge Concretezza, provv. Garante Privacy n. 150/2016, …).
