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Gestione ferie dei dipendenti: meglio un sistema digitale, automatico e multicanale

La gestione ferie dei dipendenti è un’attività importante e impegnativa per l’ufficio personale di ogni azienda.


Per le realtà in cui le procedure di richiesta/approvazione non sono stabilite e rispettate in maniera rigorosa, può trasformarsi in un campo minato, con ripercussioni anche sul piano legale.


Sono tante le organizzazioni che si affidano ancora a processi manuali come la compilazione di moduli cartacei e documenti excel condivisi, o in cui il gestionale HR richiede molta gestione manuale dei dati.


Anche piccole distrazioni, in questi casi, possono produrre problematiche a cascata che vanno dal conteggio sbagliato delle ferie maturate a errori nell’elaborazione delle buste paga, con possibilità di sfociare in contenziosi con i dipendenti.


Una soluzione digitale e automatizzata per la gestione ferie del personale permette di evitare molte situazioni dannose per l’azienda, con numerosi vantaggi per tutta l’organizzazione. Vediamo quali.


 

Sommario:

 


Soluzione digitale per la gestione ferie dipendenti


Essere in regola con gli adempimenti di legge ed evitare sanzioni


“Il lavoratore ha diritto al riposo settimanale e a ferie annuali retribuite, e non può rinunziarvi.” (art.36, comma 3 della Costituzione Italiana).


Quello al godimento di ferie retribuite nell’arco dell’anno è un diritto stabilito dalla Costituzione, che ne sancisce anche l’irrinunciabilità. Questo permettere al lavoratore di recuperare le energie psicofisiche necessarie a svolgere il proprio lavoro e a mantenere una sana vita di relazioni, interessi e impegni extralavorativi.


Oltre a questo, il Decreto Legislativo n.66 del 2003 stabilisce che:

  • Il lavoratore ha diritto a un minimo di 4 settimane di ferie annuali;

  • di queste settimane, 2 devono essere godute nello stesso anno in cui sono state maturate, in modalità continuativa.

  • le restanti 2 settimane dovranno invece essere utilizzate entro 18 mesi dalla maturazione.

La legge stabilisce infine che le ferie non possono essere monetizzate: il lavoratore non può ricevere un compenso al posto dei giorni di riposo garantiti.


L’azienda non in regola corre il rischio di sanzioni economiche: da un minimo di 100€ fino a 4500€, secondo la gravità dell’inadempienza.


Una soluzione digitale centralizzata permette di tenere sotto controllo, tramite report generalizzati e storico dei dati, anche del singolo dipendente, l’aderenza agli obblighi di legge.


Evitare costi aggiuntivi causati da una gestione inadeguata delle ferie del personale


Rispettare rigorosamente gli adempimenti di legge fa sì che l'azienda non debba affrontare costi “straordinari”.


Il controvalore economico delle ferie non godute alla scadenza dei 18 mesi successivi alla maturazione, infatti, è considerato imponibile da parte dell’INPS, per cui l’azienda dovrà provvedere al pagamento dei relativi contributi.


Oltre a questo e alle possibili sanzioni, l’azienda può anche incorrere in vertenze sindacali o contenziosi con i singoli dipendenti: questi possono, infatti, richiedere un risarcimento a seguito di danni comprovati alla salute psico-fisica, dovuti al mancato godimento delle ferie.


È importante dunque che l’azienda:

  • diffonda una cultura aziendale che incentivi i propri dipendenti alla fruizione delle ferie entro i limiti stabiliti.

  • monitori in maniera puntuale che questo avvenga.

Un software che permetta di avere sotto controllo, in un unico luogo e a colpo d’occhio, la situazione ferie di tutti i dipendenti può essere di grande aiuto, come pure disporre di strumenti digitali che permettano comunicazioni certe, tracciate e trasparenti da e verso il dipendente.


Ridurre il tempo dedicato all’amministrazione del personale


Il primo passo per gestire al meglio le ferie dei dipendenti è quello di definire in maniera chiara le procedure di richiesta e approvazione. Attività non così lineare come potremmo pensare.


Se la richiesta ferie avviene senza uno strumento centralizzato, ad esempio con la compilazione di fogli di calcolo condivisi, l’invio di moduli via mail, o addirittura la consegna a mano di moduli cartacei, c’è il rischio che la successiva approvazione sia dispersiva e farraginosa, con una dilatazione notevole delle tempistiche.


Amministrare le ferie dei dipendenti in maniera caotica comporta anche un pesante carico di lavoro per l’ufficio del personale. Troppo tempo, infatti, è sprecato in attività di controllo dei dati, di verifica e correzione, di aggiornamento e allineamento del gestionale HR. Tutte attività che possono essere automatizzate e rese esenti da errori, con enorme recupero di tempo ed efficienza.


Adottare strumenti digitali che rendano tutto più lineare e certo, fa si che:


  • Il processo di richiesta e approvazione diventi univoco

  • I dipendenti possano verificare in autonomia e a colpo d’occhio la propria situazione ferie (maturate, residue e godute), evitando le interpretazioni, a volte difficili, dei dati in busta paga e le richieste di chiarimento all’ufficio HR.

  • l’aggiornamento del gestionale HR sia automatizzato

  • le comunicazioni azienda-dipendente siano agevoli: non limitate alla sola email, ma estese a tutti i canali disponibili: app, chatbot, sms e canali telefonici potenziati da voicebot e ivr conversazionali. Per un’interazione costante e senza errori, a misura di dipendente, con accesso sempre aperto alle informazioni.


Pianificare il lavoro in maniera corretta e mantenere della produttività aziendale


Gestire le ferie del personale senza una regolamentazione ha impatto negativo non solo sull’attività dell’ufficio HR, ma anche sulla produttività generale dell’azienda.


Avere il quadro completo delle ferie evita il rallentamento o il blocco di delle attività, aiuta a provvedere in tempo a sostituzioni e redistribuzione dei compiti, o a una diversa pianificazione dei carichi e delle tempistiche di lavoro.


Fornire ai manager un sistema che restituisce dati in tempo reale e una visione di insieme permette di prendere decisioni informate, facilita l’organizzazione e garantisce la produttività.


Più trasparenza da parte dell’azienda, maggiore clima di fiducia e benessere nei dipendenti


Una gestione ferie organizzata da strumenti digitali, con procedure corrette e lineari, senza ritardi o errori, permette all’azienda di agire con maggiore trasparenza ed equità.


Grazie alla semplificazione e all’automatizzazione delle attività ripetitive e a una pianificazione del lavoro e dell’organico ben regolata, i dipendenti si sentiranno parte di una realtà attenta anche al benessere e all’ equilibrio vita-lavoro.


Niente più carichi di lavoro extra e ferie da incubo per le continue chiamate di colleghi in affanno (con il rispetto del diritto alla disconnessione - legge n. 81/2017) .


l’incidenza di assenze per malattia si ridurrebbe, come pure assenteismo e rischio di burn-out per i dipendenti.



app per gestire la richiesta ferie



Migliora la gestione ferie del personale con una piattaforma digitale multicanale: Sm@rtC6®


Automatizzare e rendere efficiente il processo di richiesta e approvazione ferie è possibile, in poco tempo e con un investimento contenuto, con l’utilizzo di una soluzione software multicanale che si integra al gestionale HR come Sm@rtC6®, che:


  • elimina tutte le pratiche cartacee o non centralizzate

  • automatizza l’aggiornamento del gestionale HR

  • offre dati in tempo reale a HR manager, responsabili team e dipendenti

  • assicura la conformità legale

  • migliora l’organizzazione dell’intera azienda


La soluzione si modula sulle esigenze specifiche della tua realtà aziendale e prevede:


1. Integrazione veloce e completa ai gestionali aziendali già in uso


Sm@rtC6® si integra in poco tempo a qualsiasi gestionale HR, sia a quelli più diffusi che a sistemi legacy.


2. Dashboard unificata di gestione e visualizzazione dati

dove i dipendenti possono controllare, in autonomia, la propria situazione ferie e il calendario ferie dei colleghi, e i responsabili HR e project manager avere il controllo organizzativo.


3. Configurabilità completa

La flessibilità di Sm@rtC6® permette una definizione capillare delle regole aziendali in materia di gestione ferie: in base a ruoli, gruppi diversificati di dipendenti, contratti collettivi e policy aziendali specifiche. I processi di richiesta/approvazione ferie di possono di conseguenza impostare in base alle gerarchie tra i dipartimenti aziendali e quelle organizzative (team leader, project manager, responsabili prodotto, responsabili HR...).


4. In Cloud e in SaSS

Il servizio in Cloud taglia tempi di installazione e aggiornamento del software, mentre, grazie alla disponibilità in SaSS, si paga solo l’effettivo utilizzo, senza acquistare licenze. Sm@rtC6® è comunque disponibile anche in modalità on premise.


5. Multicanalità avanzata


Moltiplica i canali di comunicazione azienda-dipendente, per comunicare richiesta/approvazione ferie e accedere ai dati senza limiti di orario, di luogo e di mezzo. Dall’accesso web all’app per il dipendente, da canali di comunicazione tradizionali, come e-mail e SMS, a canali innovativi, come chatbot e voicebot.


Sm@rtC6® è progettato per semplificare la gestione del tuo personale ogni giorno.



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