Regione Umbria adotta il sistema Sm@rtRecall di I-Tel per ottimizzare i servizi del Cup regionale


Un sistema per la riduzione delle liste di attesa in sanità

La regione Umbria ha da tempo investito nella trasformazione digitale in sanità, coinvolgendo attivamente la cittadinanza.

La riduzione delle liste di attesa per le prestazioni sanitarie è stata la prima problematica affrontata, e il progetto è partito in via sperimentale in Usl Umbria 2 nel 2014.

Con l’adozione del sistema tecnologico Sm@rtRecall la Usl ha iniziato a contattare automaticamente i suoi assistiti, dalle 9 della mattina alle 9 di sera, sia sui cellulari che sui telefoni fissi, per inviare promemoria automatici di conferma della prestazione.

Una chiamata telefonica automatica, qualche giorno prima dell’appuntamento, ricorda la prenotazione e poi richiede di confermare o cancellare la propria presenza. Per le cancellazioni dell’ultimo minuto, invece, è stato reso disponibile un numero automatico operativo 24 ore su 24 (servizio cosidetto on demand).

A solo mese dall’avvio del sistema, le visite “a vuoto” evitate ogni giorno erano già 120. Se si considerano anche le disdette “on demand”, dove è il paziente a chiamare il sistema automatico per disdire la prenotazione, gli appuntamenti recuperati nel primo mese salivano a 320 al giorno.

Nel solo 2014, il sistema di Cup Recall di I-Tel ha contattato oltre 73.000 assistiti della provincia di Terni e più del 7,5% ha cancellato la prenotazione.

Il cup unico regionale

Forte di questi risultati, l’Assessorato Sanità ha poi esteso il servizio a tutta la Regione Umbria (circa 900.000 abitanti) che oggi è strutturata con 4 aziende sanitarie: Usl Umbria 1, Usl Umbria2, Azienda Ospedaliera Santa Maria della Misericordia Perugia, Azienda Ospedaliera Santa Maria Terni.

locandina cup recall regione umbria

La Regione Umbria è stata la prima in Italia ad aver preso una decisone del genere per tutto il territorio. Non solo. L’innovazione si è concretizzata anche in un “CUP Regionale” con prenotazione on-line (e non si tratta di una pre-richiesta, ma si prenota realmente) ed effettivo numero unico regionale per cancellare la prenotazione, automatico e attivo 24 ore su 24.

Solo nei primi 15 giorni le disdette raccolte nelle quattro aziende sanitarie regionali sono state 1.702 su oltre 44.600 chiamate. Quasi il 4%. Un avvio significativo per un territorio dove il no show (persone che non si presentano all’appuntamento prenotato) si aggira intorno al 10-15%. Se si pensa che il 67% delle prestazioni erogate ogni anno in Umbria sono esenti dal pagamento del ticket, si tratta di un risparmio davvero significativo.

Il numero unico, unito al sistema di promemoria automatico delle prenotazioni, ha ridotto nel tempo il fenomeno del drop out/no show (di chi non si presenta all’appuntamento prenotato) che è sceso dal 10% del 2014, quando ancora non erano attivi questi due servizi, al 2% del 2016.

Un ciclo virtuoso che conferma come la digitalizzazione dei processi in Sanità rappresenti una strada irrinunciabile per coniugare la qualità dei servizi al contenimento dei costi.

La Regione verifica inoltre anche il corretto comportamento dei cittadini per la disdetta delle prenotazioni, riservandosi, con un successivo atto, di approvare la possibilità di far pagare il ticket della prestazione in caso di mancata presentazione dell’assistito e mancato annullamento della prenotazione.

E’ un ulteriore sforzo – ha sottolineato la Presidente Mariniper fare altri passi avanti nella risoluzione delle criticità che abbiamo rilevato ed anche per imporre in qualche modo una tabella di priorità che dovrà essere rispettata.

Rassegna stampa

maggio 2015:

La Nazione
Il Corriere dell’Umbria

giugno 2015

Il Messaggero
La Nazione
Il Corriere dell’Umbria
Giornale dell’Umbria

Un articolo di Luca Benedetti sul messaggero fotografa la situazione nel 2015 (190.000 visite a vuoto), sottolineando i benefici dell’adozione del sistema di Recall automatico: a pochi mesi dall’avvio è stato in grado di recuperare circa 3.000 posti al mese.

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