Telelavoro, smart working e tecnologie a supporto: i nuovi scenari post Covid-19


L’emergenza Covid-19 ha rivoluzionato la vita e il lavoro delle persone. I dipendenti di aziende pubbliche e private si sono trovati a lavorare esclusivamente da casa, in modalità di telelavoro.
Con alcuni tratti critici: senso di isolamento, carenza, a volte, di opportuni strumenti digitali, difficoltà a disconnettersi e a mantenere un sano equilibrio tra vita privata e professionale.

L’emergenza Covid-19 come acceleratore di apprendimento digitale

Diventare improvvisamente smart non è facile. Il lavoro agile, o smart working, richiede di lavorare per obiettivi assegnati piuttosto che per processi continui.

Per raggiungere risultati soddisfacenti occorre sperimentare, valorizzare i mezzi a disposizione, essere duttili. Lo stesso management deve ricercare approcci sempre più orientati alla fiducia, alla collaborazione, alla flessibilità e alla delega.

In questo, la tecnologia può fare la differenza e l’uso di soluzioni di comunicazione multicanale semplificare il lavoro di tutti: azienda, direzioni, dipendenti, gruppi di lavoro. Naturalmente, per arrivare a tutti i livelli aziendali, va messa in conto anche una fase di apprendimento digitale.

Pur con tutte le criticità del caso, l’emergenza Coronavirus ha portato a innalzare la curva di apprendimento digitale dei dipendenti e a vincere importanti resistenze al cambiamento. Le persone hanno appreso l’utilizzo di strumenti di collaborazione innovativi, si sono relazionate e coordinate efficacemente in team diffusi e hanno mantenuto relazioni informali positive.

Lavoro Agile: le tecnologie per cambiare davvero il modo di lavorare

Per smart working, o lavoro agile, si intende “una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati” (Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano).
Secondo Mariano Corso, Responsabile Scientifico dell’Osservatorio, esistono quattro categorie di tecnologie che abilitano lo smart working:

  • Social collaboration: strumenti e servizi che permettono di comunicare e relazionarsi, creando nuove opportunità di collaborazione e condivisione della conoscenza.
  • Mobility: piattaforme, device e applicazioni che supportano il lavoro in mobilità.
  • Security: tecnologie realizzate per garantire la sicurezza dei dati, anche da remoto, e da diversi device.
  • Workspace technology: tecnologie e servizi per un utilizzo più flessibile e più efficace degli ambienti fisici.
telelavoro tramite app mobile

Gestire sessioni di lavoro in modalità collaborativa

Per mantenere contatti collaborativi, è fondamentale garantire flussi di informazioni sempre validate e certificate tra persone che si trovano in luoghi diversi. Sempre di più, infatti, i luoghi di lavoro si fonderanno in ambienti fisici e virtuali.

Tramite video call o video streaming condivisi, chiunque sia connesso può accedere in modalità virtuale al sistema e intervenire in telepresenza. Le persone possono interagire tra loro in tempo reale, condividere contenuti testuali e immagini, scambiare opinioni.

Nel lavoro agile, è importante saper utilizzare le tecnologie e le applicazioni per comunicare in modo efficiente e condividere i propri obiettivi con i colleghi:

  • le video chiamate: permettono di mantenere un contatto fisico, seppure virtuale, indispensabile per collaborare e gestire al meglio i progetti.
  • lavorare su file condivisi: per condividere idee e contributi senza necessità di scambiarsi documenti da modificare.
  • garantire certezza alle comunicazioni: per scambiare informazioni sempre validate, anche grazie ai canali istituzionali (ad esempio le app).

Piattaforme e applicazioni che supportano il lavoro da remoto

Oltre a comunicare con gli altri, chi lavora in smart working ha bisogno di accedere in modo semplice, rapido e sicuro al bacino delle informazioni aziendali.

In questo, l’intelligenza artificiale e i chatbot intelligenti giocano un ruolo fondamentale. A prescindere dal canale utilizzato (web, app, social, voce…) il chatbot interagisce in linguaggio naturale con la persona e semplifica lo svolgimento delle attività quotidiane. Dall’accesso alla modulistica, alle procedure, agli strumenti di lavoro e a ogni altra cosa utile a lavorare senza complicazioni.

La stessa rendicontazione delle attività è resa più semplice grazie al digitale: laddove prima si stampava e firmava un documento, oggi interviene la firma digitale e la possibilità di rendicontare le attività in tempo reale, anche con foto e immagini, dal proprio smartphone. Il tutto però attraverso piattaforme certificate e canali istituzionali, in ambienti sicuri.

smart working - tecnologie e sistemi

Workspace technology: IoT, wellbeing e servizi per un uso più efficace dei luoghi fisici

Monitorare la qualità dell’ambiente di lavoro è un fattore critico di successo per la sicurezza e il benessere, anche organizzativo, delle persone.

La fruizione dello spazio, deve poter avvenire secondo protocolli di comportamento codificati, verificabili, sicuri. La sensoristica, l’IoT e le tecnologie di comunicazione multicanale offrono un supporto irrinunciabile per raccogliere dati sull’utilizzo delle risorse – attrezzature, ambienti comuni – e prendere decisioni data driven per il benessere di tutti.

A partire dai dispositivi individuali (DPTI), alla sanificazione delle postazioni, al disegno dei flussi per evitare assembramenti e favorire il rispetto della distanza tra le persone.

Tramite sistemi automatizzati di gestione dei turni, prenotazione degli spazi fisici, promemoria sulle regole da osservare e invio di informazioni profilate per categorie di lavoratori, il digital HR e lo smart working concorrono a ridurre il rischio di contagio e preservare la continuità produttiva.

Gli stessi sistemi automatizzati e multicanale, permettono di regolamentare, gestire e notificare la rotazione in turni tra persone del medesimo team. Sia per contrastare la diffusione del virus, sia per evitare l’eventuale sospensione di servizi e attività legati a gruppi determinati di collaboratori.

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Smart working, la situazione in Italia

L’infografica riporta i dati dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano aggiornati al 2019:

smart working: i dati della diffusione in Italia - infografica

Smart working: più benessere per le persone, le organizzazioni, l’ambiente

Lavorare per obiettivi, in modo più efficiente e funzionale, senza vincoli di luogo e orari, ha ricadute positive sulla produttività. Nella logica dello smart working, non si timbra e non si fanno pause predefinite, seppure nel limite massimo di orario di lavoro giornaliero e settimanale. Segnalare presenze, assenze, richieste di ferie o permessi, è un processo liquido che avviene in modo semplice e automatizzato da qualsiasi luogo e con qualsiasi canalità (via app, chatbot, voce, …). Tutto è sostanzialmente orientato al raggiungimento di obiettivi. Il fatto di conciliare al meglio vita privata e lavoro, aumenta la soddisfazione delle persone e incide sulla motivazione.

A livello di autoformazione e consapevolezza, inoltre, lo smart working è un’occasione per il dipendente di capire quanto si produce e che cosa.

Grazie al lavoro agile, le organizzazioni ottimizzano l’utilizzo degli ambienti fisici, limitano le trasferte, i rimborsi e le occasioni di contagio. Anche le persone risparmiano tempo e denaro per gli spostamenti e i servizi accessori (pasti, viaggio, baby sitting, manutenzione auto…), migliorando stili di vita e guadagnando benessere organizzativo. Il tutto, con ritorni positivi anche sul traffico cittadino, le immissioni di CO2 e l’ambiente.

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