Cos’è la timbratura virtuale e perché risolve e semplifica la rilevazione presenze.


La timbratura virtuale è una modalità di rilevazione delle presenze del personale più innovativa e performante rispetto al tradizionale controllo accessi mediante lettori di badge e marcatempo. Può avvenire sia dal telefono fisso sia dallo smartphone (android o IoS), con o senza riconoscimento biometrico vocale e localizzazione del dispositivo.

Le aziende sono fatte di persone: per innovare (e rendere più efficiente) la gestione HR e la rilevazione delle presenze serve ripensare la relazione tra persone.

Garantire certezza alle comunicazioni e semplificare le operazioni di timbratura attraverso uno strumento di uso comune come il telefono, integrato a solide piattaforme multicanale di HRtech, genera economie positive per tutti: azienda e dipendenti.

Addio badge, si timbra al telefono

I marcatempo, si sa, hanno costi di manutenzione e di sostituzione. Nelle sedi distaccate o con pochi dipendenti, il lettore badge è spesso antieconomico. In alcuni casi, la rilevazione delle presenze del personale può addirittura tradursi in un problema di mancate timbrature o di ritorno a procedure cartacee e inserimento dati al pc.

Senza parlare del fenomeno, fortunatamente circoscritto, dei “furbetti del cartellino“, i lettori marcatempo comportano, inoltre, il rischio di assembramenti e lo svantaggio di costringere i lavoratori a inutili tragitti, solo per timbrare l’inizio/fine attività.

Digitalizzare il processo di rilevazione presenze attraverso la timbratura virtuale telefonica, che sia da un cellulare, che sia dal fisso della scrivania, significa mettere le persone in condizione di utilizzare un mezzo estremamente comodo e veloce. Sia per chi lavora in servizio esterno o in sedi distaccate, sia per chi opera presso l’azienda o in smart working.

Timbratura virtuale telefonica a telefono fisso

La rilevazione virtuale delle presenze è un sistema diffuso: accessibile da ogni scrivania e luogo di lavoro, riconosce il numero chiamante e identifica il dipendente. Ma anche un sistema inclusivo: gestisce, ad esempio, le timbrature dei non udenti o di persone con problemi di mobilità fisica.

Il caso pratico:
La timbratura virtuale telefonica di Unione Pian del Bruscolo

Timbratura biometrica vocale su telefono fisso e smartphone, con il riconoscimento della voce

Recarsi al lavoro e segnalare la presenza o comunicare l’inizio/fine di un’attività lavorativa svolta da remoto, può e deve poter passare per un semplice telefono, esattamente come tantissime altre operazioni che quotidianamente svolgiamo via smartphone.

Timbrare, in mobilità e in multicanalità, con la certezza e la garanzia dell’identificazione biometrica vocale è un’operazione gestibile al 100% dal proprio smartphone ma anche dal telefono fisso di una scrivania. Con benefici sia per il lavoratore, sia per l’ufficio di gestione delle risorse umane, sia per l’azienda.

Il riconoscimento vocale biometrico, infatti, è la sintesi digitale della voce del dipendente. In pratica, uno strumento univoco per il suo riconoscimento che agisce da identificativo esattamente come le impronte digitali o il rilevamento dell’iride.

In pochi e semplici passi, via app, il dipendente registra il proprio codice identificativo e viene immediatamente riconosciuto dal sistema che, in tempo reale, convalida il riconoscimento e trasmette al gestionale HR l’orario di timbratura. Tutto è tracciato storicizzato.

Il caso pratico:
La timbratura biometrica vocale di AIPo (Agenzia Interregionale per il fiume Po)

Timbratura tramite app con geolocalizzazione

La timbratura geolocalizzata è la soluzione ideale nel caso di personale in servizio esterno o presso sedi terze o distaccate, dove la gestione delle presenze tradizionale sarebbe complessa. Ad esempio per gli operatori domiciliari, personale della grande distribuzione organizzata, ispettori, manutentori, funzionari giudiziari, ecc..),

timbratura geolocalizzata via app

Il dipendente segnala l’inizio/pausa/fine attività lavorativa direttamente via app, con rilevazione geolocalizzata della posizione (solo per il tempo della timbratura).

Si tratta di una soluzione perfettamente in linea con quanto espresso nella verifica preliminare del Garante Privacy sul trattamento di dati personali dei dipendenti, effettuato attraverso la localizzazione di dispositivi smartphone per finalità di rilevazione delle presenze.

Secondo il garante, la rilevazione presenze da app è possibile solo in presenza di adeguate garanzie. Ad esempio, una volta verificata l’associazione tra le coordinate geografiche della sede di lavoro e la posizione del lavoratore, il sistema dovrà conservare solo il dato relativo alla sede di lavoro e non alla posizione.

Il tracciamento del dipendente non sarà consentito e l’app dovrà informare l’utente, in maniera chiara, che la geolocalizzazione è attiva sul dispositivo.

L’app non dovrà accedere ad altre informazioni personali presenti sullo smartphone e, nel pieno rispetto delle libertà individuali, l’azienda dovrà disporre modalità di rilevazione alternativa nel caso in cui il dipendente non volesse usare quella via mobile.

(per approfondire: Garante della Privacy, Registro dei provvedimenti n. 350 dell’8 settembre 2016).

Il caso pratico:
La timbratura geolocalizzata tramite app di Città Metropolitana di Napoli

Timbratura virtuale: per gestire la rilevazione presenze con più efficienza e spendere meno

Dal punto di vista degli addetti alla gestione del personale, governare il processo di rilevazione presenze attraverso una soluzione software di timbratura virtuale è molto più semplice.

In caso di aziende medio-grandi, la soluzione Sm@rtC6®, ad esempio, azzera completamente il problema delle mancate timbrature (per es. nelle sedi distaccate, dove un marcatempo per due o tre dipendenti sarebbe antieconomico).

Inoltre, a fronte di un contenimento dei costi, aumenta il controllo presenze e la certezza di dati e comunicazioni (impossibili da alterare). Senza fogli Excel, passaggi di carta, data entry al pc, possibilità di frodi o errori.

Cruscotto gestionale

E’ presente anche un backend web, per gestire la configurazione e monitorare lo stato delle timbrature mentre l’integrazione con la procedura di rilevazione presenze avviene tramite estrazione di file d’interscambio.

Mediante l’uso di tag NFC, beacon o QRcode, inoltre, Sm@rtC6® si adatta a qualsiasi esigenza di rilevazione presenze: ad esempio in ambito formazione (acquisizione crediti formativi o ECM) ed eventi.

Il caso pratico:
La Timbratura tramite beacon nel retail: semplificare la rilevazione presenze nei punti vendita.

schermate app smartc6 - timbratura biometrica vocale

Trasformazione digitale e gestione del personale: la soluzione Sm@rtC6

La digitalizzazione dei processi HR ha un vantaggio che vale sempre e comunque: crea automatismi che possono semplificare la vita e il lavoro delle persone laddove i processi sono ripetitivi e non richiedono intelligenza umana. Nel caso della timbratura virtuale, tutto è tracciato, storicizzato, semplice e trasparente. In tempo reale, h24: un Filo diretto con il dipendente, al 100% digitale

Il sistema di comunicazione multicanale Sm@rtC6® di I-Tel semplifica la gestione dei flussi di comunicazione con i dipendenti e snellisce il lavoro amministrativo.

Si integra ai gestionali aziendali già in uso ed è in linea con la normativa vigente (GDPR, legge Concretezza, provv. Garante Privacy n. 150/2016, …).  

Per altri casi pratici:
Timbratura virtuale di Città Metropolitana di Roma, Atac, Acea8Cento, Ama, Università la Sapienza.

Oppure…
Approfondisci il tema dell’HR innovation in questa infografica.