Cos’è la timbratura virtuale e perché risolve e semplifica la rilevazione presenze.


La timbratura virtuale è una modalità di rilevazione delle presenze del personale più innovativa e performante rispetto al tradizionale controllo accessi mediante lettori di badge e marcatempo. Può avvenire sia dal telefono fisso sia dallo smartphone (android o IoS), con o senza riconoscimento biometrico vocale e localizzazione del dispositivo.

Tutte le aziende, grandi o piccole, pubbliche o private sono fatte di persone: per innovare (e risolvere) la gestione HR e la rilevazione delle presenze serve ripensare la relazione tra persone.

Garantire certezza alle comunicazioni e semplificare le operazioni di timbratura attraverso uno strumento di uso comune come il telefono, integrato a solide piattaforme multicanale di HRtech, genera economie positive per tutti: azienda e dipendenti.

Addio badge, si timbra al telefono

I marcatempo, si sa, hanno costi di manutenzione e di sostituzione. Nelle sedi distaccate o con pochi dipendenti, il lettore badge è spesso antieconomico. In alcuni casi, la rilevazione delle presenze del personale può addirittura tradursi in un problema di mancate timbrature o di ritorno a procedure cartacee e inserimento dati al pc.

Senza parlare del fenomeno, fortunatamente circoscritto, dei “furbetti del cartellino“, i lettori marcatempo comportano, inoltre, il rischio di assembramenti e lo svantaggio di costringere i lavoratori a inutili tragitti, solo per timbrare l’inizio/fine attività.

Digitalizzare il processo di rilevazione presenze attraverso la timbratura virtuale telefonica, che sia da un cellulare, che sia dal fisso della scrivania, significa mettere le persone in condizione di utilizzare un mezzo estremamente comodo e veloce. Sia per chi lavora in servizio esterno o in sedi distaccate, sia per chi opera presso l’azienda o in smart working.

Timbratura virtuale telefonica a telefono fisso

Il rilevatore di presenze virtuale è un sistema diffuso perché accessibile da ogni scrivania e luogo di lavoro (riconosce il numero chiamante e identifica il dipendente) ma anche inclusivo. Gestisce, ad esempio, le timbrature dei non udenti o di persone con problemi di mobilità fisica.

Il caso pratico:
La timbratura virtuale telefonica di Unione Pian del Bruscolo

HR digital transformation: tutto è tracciato, sicuro, semplice e trasparente

La digitalizzazione dei processi HR ha un vantaggio che vale sempre e comunque: crea automatismi che possono semplificare la vita e il lavoro delle persone laddove i processi sono ripetitivi e non richiedono intelligenza umana. Nel caso della timbratura virtuale, tutto è tracciato, storicizzato, semplice e trasparente.

Soluzioni come la piattaforma di comunicazione multicanale Sm@rtC6® di I-Tel, infatti, semplificano sia la relazione con i dipendenti, sia la gestione, anche amministrativa, dei flussi di comunicazione aziendale.

Sicuri, robusti e flessibili, si integrano ai gestionali aziendali già in uso e sono in linea con la normativa vigente (ad es. GDPR, legge Concretezza, provv. Garante Privacy n. 150/2016, …).  

Timbratura biometrica vocale su fisso e smartphone, con il riconoscimento della voce

Recarsi al lavoro e segnalare la presenza o comunicare l’inizio/fine di un’attività lavorativa svolta da remoto, può e deve poter passare per un semplice telefono, esattamente come tantissime altre operazioni che quotidianamente svolgiamo via smartphone.

Timbrare, in mobilità e in multicanalità, con la certezza e la garanzia dell’identificazione biometrica vocale è un’operazione gestibile al 100% dal proprio smartphone ma anche dal telefono fisso di una scrivania. Con benefici sia per il lavoratore, sia per l’ufficio di gestione delle risorse umane, sia per l’azienda.

Il riconoscimento vocale biometrico, infatti, è la sintesi digitale della voce del dipendente. In pratica, uno strumento univoco per il suo riconoscimento che agisce da identificativo esattamente come le impronte digitali o il rilevamento dell’iride.

In pochi e semplici passi, via app, il dipendente registra il proprio codice identificativo e viene immediatamente riconosciuto dal sistema che, in tempo reale, convalida il riconoscimento e trasmette al gestionale HR l’orario di timbratura. Tutto è tracciato storicizzato.

Il caso pratico:
La timbratura biometrica vocale di AIPo (Agenzia Interregionale per il fiume Po)

Timbratura via app con geolocalizzazione

La geotimbratura o timbratura virtuale georeferenziata è la soluzione ideale per le timbrature in mobilità di tutte quelle persone che svolgono la propria attività lavorativa in servizio esterno (ad es. operatori domiciliari, coordinatori della grande distribuzione organizzata, ispettori, manutentori, funzionari giudiziari, …), o presso sedi terze o distaccate, dove il controllo accessi tradizionale sarebbe complesso.

timbratura geolocalizzata via app

Il dipendente segnala l’inizio/pausa/fine attività lavorativa direttamente via app, con rilevazione georeferenziata della posizione (solo per il tempo della timbratura).

Si tratta di una soluzione perfettamente in linea con quanto espresso nella verifica preliminare del Garante della Privacy sul trattamento di dati personali dei dipendenti, effettuato attraverso la localizzazione di dispositivi smartphone per finalità di rilevazione delle presenze (rif.: Garante della Privacy, Registro dei provvedimenti n. 350 dell’8 settembre 2016).

Il caso pratico:
La timbratura geolocalizzata via app di Città Metropolitana di Napoli

Timbratura virtuale: per governare meglio il controllo accessi e spendere meno

Dal punto di vista degli addetti alla gestione del personale, governare il processo di rilevazione presenze attraverso una soluzione software di timbratura virtuale è molto più semplice. La soluzione Sm@rtC6®, ad esempio, azzera completamente il problema delle mancate timbrature (per es. nelle sedi distaccate, dove un marcatempo per due o tre dipendenti sarebbe antieconomico). Inoltre, a fronte di un contenimento dei costi, aumenta il controllo degli accessi e la certezza di dati e comunicazioni (impossibili da alterare). Senza fogli Excel, passaggi di carta, data entry al pc, possibilità di frodi o errori.

Cruscotto gestionale

E’ presente anche un backend web, per gestire la configurazione e monitorare lo stato delle timbrature mentre l’integrazione con la procedura di rilevazione presenze avviene tramite estrazione di file d’interscambio.

Mediante l’uso di tag NFC, beacon o QRcode, inoltre, Sm@rtC6® si adatta a qualsiasi esigenza di rilevazione presenze: ad esempio in ambito formazione (acquisizione crediti formativi o ECM) ed eventi.

Il caso pratico:
La Timbratura tramite beacon nel retail: semplificare la rilevazione presenze nei punti vendita.

In tempo reale, h24, tutto è tracciato, storicizzato, semplice e trasparente: per un Filo diretto con il dipendente, finalmente, al 100% digitale.

Per altri casi pratici:
Timbratura virtuale di Città Metropolitana di Roma, Atac, Acea8Cento, Ama, Università la Sapienza.

Oppure…
Approfondisci il tema dell’HR innovation in questa infografica.

schermate app smartc6 - timbratura biometrica vocale