La Multicanalità e la gestione delle Risorse Umane


Stefania Mancini, direttore tecnico I-Tel, racconta il mondo dell’HR Automation e delle soluzioni innovative oggi a disposizione per ottimizzare i processi di rilevazione presenze, comunicazione assenze, gestione turni, ferie e permessi.

Buona lettura!

L’Azienda Pubblica ACME (un nome che la dice lunga, visto che deriva dal greco ακμή – eccellenza) ha, come tante Amministrazioni Pubbliche italiane, centinaia e centinaia di dipendenti da gestire.

Le problematiche dell’Ufficio Risorse Umane sono sempre le stesse, identiche per tutti: omesse timbrature da mettere a posto, assenze per malattia da gestire, turni che saltano in continuazione, ferie e permessi da autorizzare…

Meno carta e più efficienza nella gestione del personale

 

Il Responsabile delle Risorse Umane, stanco della carta che si produce in azienda e del tempo speso a gestire tutto in modalità analogica, decide di fare il salto di qualità introducendo una grande innovazione: ogni dipendente (tanto ormai hanno tutti lo smartphone!) potrà, in totale autonomia, interagire con l’applicativo Presenze/Assenze e quindi, di conseguenza, diventare parte integrante del nuovo processo digitale di gestione del personale.

Grande idea davvero! Oggi, con la tecnologia si può fare di tutto!

… Peccato però che il Responsabile delle Risorse Umane non abbia tenuto in considerazione diverse cosette che si stanno mettendo di traverso sulla sua strada come ostacoli insormontabili…

Falsi ostacoli da sfatare

Ed ecco allora che saltano fuori i problemi legati alla Privacy (non si può geolocalizzare il dipendente!), al Bring your own device – BYOD (crea problemi di sicurezza!) e poi … occhio, dobbiamo dare a tutti l’indennità videoterminalista! E i sindacati?! Mn…non tutti i dipendenti hanno lo smartphone! Ci sono persone che NON sanno usarlo! … Ma il Responsabile delle Risorse Umane non si perde d’animo e va avanti per la sua strada.

Normativa attuale e tecnologie abilitanti

tecnologie multicanale

O meglio, su due strade. Sì perché, se da un lato ha analizzato ancora più a fondo leggi, decreti e regolamenti attuativi (a cominciare dal Registro dei Provvedimenti n. 350 dell’8 settembre 2016 del Garante per la Protezione dei Dati Personali, passando dalla Legge Madia, fino al recentissimo Polo Unico INPS, decreto legislativo 27 maggio 2017, n. 75), dall’altro ha messo in campo la tecnologia della multicanalità e i sistemi informativi per smontare una ad una le presunte criticità, sbaragliando le resistenze al cambiamento con nuove meravigliose implementazioni.

Semplificare per ottimizzare

Per cominciare, si è dedicato alla rilevazione presenze (niente furbetti del cartellino, il 99% dei dipendenti pubblici sono professionisti seri ed è giusto dar loro la possibilità di comunicare la presenza via telefono fisso e app, a maggior ragione quando lavorano in servizio esterno o sedi minori dove manca il badge!) e ha scoperto che sì, altre amministrazioni, addirittura interi comuni, utilizzano la timbratura virtuale e in multicanalità con grande soddisfazione di tutti (sindacati e lavoratori).

Poi ha affrontato la grande questione: le assenze per malattia, i riscontri con le risultanze dell’INPS, gli avvisi al responsabile per la sostituzione in turno e, ancora una volta, la tanta carta in circolazione (qualche fax ogni tanto si perde oppure si inceppa), l’incertezza delle comunicazioni (dipendenti che dicono di aver comunicato l’assenza per telefono ma la comunicazione si è persa)…

Insomma, il nostro Responsabile delle Risorse Umane ha tagliato la testa al toro e scelto l’unica via percorribile: quella della digitalizzazione dei processi HR, a cominciare dall’attuazione del Codice dell’Amministrazione Digitale.

E così, ha scoperto che davvero la “semplificazione” passa per piattaforme multicanali UNICHE che ottimizzano PIU’ processi (presenze, assenze, turni, ferie, permessi, …) all’interno di un unico grande sistema in grado di fornire/raccogliere informazioni, scatenare eventi e, soprattutto, tracciare tutte le comunicazioni.

Meno costi, più soddisfazioni

abbattimento costi gestione hr

Facendo leva sulla multicanalità (anche futura! chissà dopo il chatbot cosa metterà a disposizione dei dipendenti!), sulla flessibilità e sulla robustezza della soluzione implementata, il Direttore del Personale della ACME ha, non solo semplificato la vita dei propri dipendenti (ora tutti comunicano via telefono, app, mail e chatbot a qualsiasi giorno dell’ora e della notte, per 365 giorni all’anno), ma anche il lavoro degli stessi operatori delle risorse umane che, grazie all’automatismo dei flussi di informazioni, non hanno più bisogno di fare data entry al pc e possono dedicarsi ad attività più complesse e ad alto valore.

Insomma, i giorni uomo per gestire scartoffie si sono dimezzati, tutto funziona meglio e soprattutto…la ACME ha ottenuto molti riconoscimenti e vinto diversi premi proprio grazie alle soluzioni implementate e al ritorno di investimento! Eh sì perché … una delle cose a cui ha più tenuto il Direttore delle Risorse Umane era che tutto il progetto avesse ritorni certi e misurabili!

Fonte:

Articolo di Stefania Mancini su LinkedIN.

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