Human Resource Automation

L’ottimizzazione dei processi di Gestione del personale

alt In ogni organizzazione aziendale la Gestione del personale svolge un ruolo chiave e deve poter mettere a disposizione strumenti efficaci per la raccolta e la condivisione di informazioni, funzionali all’ottimizzazione e alla razionalizzazione dei processi.

Le nuove tecnologie di comunicazione ed integrazione dei sistemi e la grande diffusione che ha nel nostro paese la telefonia, sia fissa sia mobile, consentono di realizzare servizi innovativi facilmente ed immediatamente applicabili in ogni contesto e realtà.

Il sistema Sm@rtC6 di I-Tel vede il telefono come strumento privilegiato di trasmissione e condivisione delle informazioni consentendo comunicazioni tempestive ed efficaci, eliminando il passaggio di documenti cartacei, velocizzando, dove presenti, i tempi di approvazione delle richieste e riducendo significativamente i costi di gestione e di infrastruttura.

Segnalazione delle assenze

Il modulo Sm@rtC6 assenze consente al dipendente di comunicare la propria assenza effettuando una chiamata al sistema, inserendo il proprio codice identificativo, selezionando l’attività da segnalare (malattia, permesso, fuori sede ecc.) e, qualora necessario, lasciando un messaggio vocale che verrà inviato via posta elettronica al diretto responsabile e/o all’ufficio del personale.

Il sistema memorizza i dati raccolti (giorno, ora, codice identificativo, motivo dell’assenza, file vocale), invia una notifica via e-mail all’ufficio del personale e al responsabile diretto per la riorganizzazione di turni e attività e, qualora richiesto, aggiorna automaticamente i sistemi informativi aziendali (funzionalità opzionale).
In modalità opzionale, è possibile aggiornare automaticamente i sistemi informativi aziendali nonché confrontare le assenze per malattia con quanto messo a disposizione dall’INPS telematicamente (circ. pubblica n. 119 del 7/9/2010).

Notifica turni

Il modulo Sm@rtC6 turni consente la notifica telefonica dei turni.

Il dipendente effettua la chiamata al sistema, inserisce il proprio codice identificativo e ascolta un messaggio in sintesi vocale che gli fornisce le informazioni relative al proprio turno o altre informazioni presenti all’interno dei sistemi informativi aziendali o altri applicativi specifici.

Il sistema può richiedere al chiamante di digitare nuovamente il proprio codice identificativo per accettazione.
I dati di funzionamento (chiamate ricevute per giorno/ora, turni accettati) vengono inoltrati via posta elettronica al responsabile del servizio.

Gestione ferie e permessi

Con modulo Sm@rtC6 Ferie/Permessi, il dipendente richiede giornate di ferie o ore di permesso in automatico via telefono. Inserendo il proprio codice ID il dipendente può selezionare l’attività da segnalare (richiesta ferie, richiesta permesso) e indicare la durata e la data di inizio ferie/permesso (gg/mm/aa). Se disponibili, il dipendente può richiedere informazioni relative a ferie e permessi residui.

I dati raccolti (giorno, ora, codice ID, tipologia richiesta, durata e data di inizio) vengono inviati via posta elettronica al diretto responsabile del chiamante per approvazione e/o all’ufficio del personale e, se richiesto, predisposti nel formato concordato per l’aggiornamento automatico dei sistemi informativi aziendali.

Rilevazione delle presenze

Il modulo Sm@rtC6 presenze consente di registrare le attività di ingresso/uscita e pausa dei dipendenti utilizzando come terminale di rilevazione qualsiasi apparecchio telefonico presente in azienda.
Il dipendente chiama il sistema, inserisce il proprio codice identificativo e seleziona l’attività da segnalare (ingresso, pausa, uscita).

La localizzazione del dipendente avviene tramite riconoscimento da parte del sistema del numero chiamante e confronto con un elenco di numeri “autorizzati”. Data e ora vengono rilevati automaticamente dal sistema.

I dati raccolti (giorno, ora, numero chiamante, codice identificativo, attività), vengono memorizzati all’interno del database del sistema e successivamente trasferiti mediante file di interscambio al gestionale aziendale.

Il sistema è inoltre in grado di implementare, interfacciandosi direttamente con i gestionali aziendali o realizzando portali accessibili via Internet o Intranet e sfruttando anche i canali di comunicazione e-mail e SMS, le seguenti funzionalità opzionali:

Gestione reperibilità
Gestione comunicazione infortuni
Notifica automatica messaggi e convocazioni
Gestione tempi e attività lavorative con carico e scarico magazzino
Verifica stato servizio e gestione emergenze

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