Human Resource Automation

Soluzioni per l’ottimizzazione dei processi di Gestione del personale

alt In ogni organizzazione aziendale la Gestione del personale svolge un ruolo chiave e deve poter mettere a disposizione strumenti efficaci per la raccolta e la condivisione di informazioni, funzionali all’ottimizzazione e alla razionalizzazione dei processi.

Le nuove tecnologie di comunicazione ed integrazione dei sistemi e la grande diffusione del telefono nel nostro paese, sia fisso sia mobile, consentono la realizzazione di servizi innovativi facilmente ed immediatamente applicabili in ogni contesto e realtà.

I servizi erogati da I-Tel 24 ore su 24 vedono il telefono come strumento privilegiato di comunicazione e condivisone delle informazioni, consentendo comunicazioni tempestive ed efficaci, eliminando il passaggio di documenti cartacei, velocizzando i tempi di approvazione delle richieste, riducendo significativamente i costi di gestione e di infrastruttura.

Segnalazione delle assenze

Il servizio I-Tel di raccolta segnalazione assenze consente al dipendente di comunicare la propria assenza effettuando una chiamata al sistema, inserendo il proprio codice identificativo, selezionando l’attività da segnalare (malattia, permesso, fuori sede ecc.) e, qualora necessario, lasciando un messaggio vocale che verrà inviato via posta elettronica al diretto responsabile e/o all’ufficio del personale.
Il sistema memorizza i dati raccolti (giorno, ora, codice identificativo, motivo dell’assenza, file vocale), invia una notifica via posta elettronica all’ufficio del personale e al responsabile diretto per la riorganizzazione di turni e attività e, qualora richiesto, aggiorna automaticamente i sistemi informativi aziendali.
Il servizio prevede inoltre la generazione e l’invio automatico della richiesta di visita fiscale alla Azienda Sanitaria o alla sede INPS di competenza.
In modalità opzionale, è possibile confrontare le assenze per malattia con quanto messo a disposizione dall’INPS telematicamente (circ. pubblica n. 119 del 7/9/2010).

Notifica turni

Il servizio I-Tel di notifica turni consente l’attivazione di un portale telefonico per la comunicazione automatica dei turni ai dipendenti dell’azienda cliente.
Il dipendente effettua la chiamata al portale, inserisce il proprio codice identificativo e ascolta un messaggio in sintesi vocale sul proprio turno o altre informazioni presenti all’interno dei sistemi informativi aziendali.
Al chiamante può essere richiesto di digitare nuovamente il proprio codice identificativo per l’accettazione del turno.
I dati raccolti (chiamate ricevute per giorno/ora, turni accettati) vengono inoltrati via posta elettronica al cliente.

Gestione ferie e permessi Con il servizio I-Tel di gestione delle richieste di ferie e permessi, il dipendente richiede giornate di ferie o ore di permesso in automatico via telefono.
Inserendo il proprio codice ID il dipendente può selezionare l’attività da segnalare (richiesta ferie, richiesta permesso) e indicare la durata e la data di inizio ferie/permesso (gg/mm/aa). Se disponibili, il dipendente può richiedere informazioni relative a ferie e permessi residui.
I dati raccolti (giorno, ora, codice ID, tipologia richiesta, durata e data di inizio) vengono inviati via posta elettronica al diretto responsabile del chiamante per approvazione e/o all’ufficio del personale e, se richiesto, predisposti nel formato concordato per l’aggiornamento automatico dei sistemi informativi aziendali.

Rilevazione delle presenze Il servizio consente di registrare le attività di ingresso/uscita e pausa dei dipendenti utilizzando come terminale di rilevazione qualsiasi apparecchio telefonico presente in azienda o presso le sedi dove i dipendenti operano.
Il dipendente per effettuare la rilevazione chiama il servizio su un numero telefonico predisposto dall’azienda, inserisce il proprio codice ID, seleziona l’attività da segnalare (ingresso, pausa, uscita) e, se necessario, un “codice timbratura”.
Il dipendente è localizzato tramite riconoscimento del numero chiamante e confronto con un elenco di numeri “autorizzati”.
I dati raccolti (giorno, ora, codice ID, attività, codice timbratura) vengono predisposti nel formato concordato per l’aggiornamento automatico dei sistemi informativi aziendali.

Le informazioni necessarie al funzionamento del servizio possono essere acquisite automaticamente dalla piattaforma I-Tel mediante tabelle di interscambio estratte dal gestionale del cliente o integrazione diretta con lo stesso gestionale.

I-Tel è inoltre in grado di attivare, interfacciandosi direttamente con i gestionali aziendali, i seguenti servizi accessibili con interfaccia web:

Gestione reperibilità
Gestione comunicazione infortuni
Notifica automatica messaggi e convocazioni
Gestione tempi e attività lavorative con carico e scarico magazzino
Verifica stato servizio e gestione emergenze

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